Une meilleure organisation pour de meilleurs résultats
Question fréquente : quelle est la meilleure fréquence pour les réunions d’un Comité de Direction ?
Il n’existe pas de réponse universelle à cette question.
En revanche, il existe deux risques universels pour un Comité de Direction :
- Ne pas être suffisamment organisé et structuré pour pouvoir répondre pleinement à sa mission : élaborer la stratégie et en piloter l’exécution
- Tomber dans une routine de réunions répétitives dans leur contenu et leur format, dans lesquelles on finit par s’ennuyer, considérer qu’on y perd son temps, qu’on n’y prend pas de décisions ou que les décisions prises sont trop peu ou trop mal mises en œuvre.
Le dirigeant averti peut prévenir ces deux risques : en travaillant la composition du CODIR, en sollicitant de la part de ses membres un certain nombre de postures, en adoptant lui-même des postures favorables à l’implication et la responsabilisation des membres du CODIR dans la prise de décision.
Parmi l’ensemble des bonnes pratiques, il en est une autre qui permet aux CODIR de progresser : la construction d’un programme de travail sur l’année.
Pourquoi ?
La mission du CODIR conduit celui-ci à aborder des sujets qui concernent le temps long et le futur d’une part (la stratégie à élaborer, à évaluer, le cas échéant à adapter) et le temps court d’autre part : le passé et le présent de l’exploitation, le suivi des projets et chantiers en cours…
Il existe aussi, à la charnière entre la stratégie et l’exploitation, des sujets relevant de la politique par grande fonction : politique commerciale, politique RH, politique d’achats,… Ces politiques organisent la mise en œuvre de la stratégie et orientent les activités de l’entreprise.
À chaque typologie de sujet son format et sa fréquence.
La stratégie nécessite prise de recul par rapport au quotidien et capacité à projeter. Elle se loge difficilement dans le cycle régulier des réunions où le suivi des opérations prend le pas. La stratégie mérite le format « séminaire » où l’on peut prendre du temps.
Le suivi de l’exploitation, des projets, des chantiers s’inscrit dans un rythme plus fréquent de rencontres du CODIR (hebdo, bi-mensuel, mensuel). Car il s’agit de pilotage : indicateurs, analyse, réaction,…
Entre les deux et en complément, le CODIR a fortement intérêt à programmer des rencontres sur des thématiques particulières (politique par activité, revues détaillées,…).
Identifier ces 3 formats et contenus de réunion permet de construire un programme annuel de travail pour le CODIR, qui intègre le suivi de l’exploitation, la stratégie et ces grandes thématiques qui souvent concrétisent la mise en œuvre de la stratégie.
Sur le plan pratique, il peut être très intéressant de commencer par poser l’agenda « corporate » de l’entreprise : AG, Conseils d’Administration, période d’élaboration du budget, périodes d’entretiens pour les collaborateurs, réunions des instances de représentations du personnel, salons professionnels,…
Il est aisé ensuite de planifier les réunions du Comité de Direction en programmant aussi les thématiques traitées au moment le plus opportun par rapport à la vie de l’entreprise. On gagnera en fraîcheur d’informations et en efficience.
Ainsi, le dirigeant avec son CODIR peut construire un cycle de rencontres mixant :
- Des réunions courtes de 2 heures, hebdo ou bi-mensuelles orientées exploitation et suivi des projets
- En complément, des réunions plus longues permettant d’entrer en profondeur dans des thématiques transversales ou structurantes, programmées à l’avance
- En complément, une fois par an ou plus si l’environnement est très mouvant, un séminaire orienté stratégie.
On sort ainsi du débat sur la fréquence des CODIR. Le plus important est d’être conscient de la mission du CODIR, d’identifier les sujets à traiter en découlant, de définir pour chaque type de contenu la bonne fréquence de traitement et d’inscrire tout cela dans un calendrier pertinent par rapport à la vie de l’entreprise dans son ensemble.
Ce faisant, on renforce l’efficience du CODIR, on introduit de la variété dans le cycle de travail et – point non négligeable – on se prémunit de la routine.
