La gestion de son agenda

Gestion de son agenda

Êtes-vous maître de l’utilisation de votre temps ?

L’utilisation de son temps et la gestion de l’agenda sont des enjeux pour tout dirigeant. Le temps est la seule ressource qui ne se stocke pas. On ne peut en mettre de côté, chaque seconde qui passe est définitivement consommée. C’est pourquoi, le temps est très facilement générateur de stress.

Notre culture a construit l’image du dirigeant très occupé, voire débordé. Et beaucoup de dirigeants en sont victimes. Bien évidemment, la responsabilité du dirigeant est continue, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an.

Mais pour autant, est-ce inéluctable d’être débordé quand on est dirigeant ?  

Au Campus des Dirigeants, nous pensons que non. Ce n’est ni inéluctable, ni souhaitable, ni acceptable. Qu’il y ait des moments critiques à gérer, oui bien sûr. Qu’il y ait des périodes de déséquilibre, oui bien sûr aussi. Mais le dirigeant ne doit pas s’enfermer dans une situation durable de surcharge sans réagir.

Si vous êtes un dirigeant structurellement débordé, n’acceptez pas cela comme une fatalité !

Apprenez à poser régulièrement un diagnostic sur votre agenda 

Il y a fort à parier que vous allez identifier des choses que vous faites et que vous ne devriez plus. Vous vous heurterez à vos propres freins à la délégation. Accepter de ne plus être présent dans certaines réunions, de diminuer le contrôle est un effort. C’est aussi accepter de prendre un risque. Renforcer la confiance, c’est prendre le risque de l’autre.

Vous allez aussi identifier des choses que vous ne faites pas ou pas assez et que vous devriez faire. En un mot, tout ce qui tourne autour de l’anticipation.

Un classique des formations en gestion du temps est la matrice d’Eisenhower, un outil d’analyse et de gestion du temps, qui permet de classer les tâches à réaliser en fonction de leur importance et de leur urgence.

La voici, légèrement adaptée à la situation d’un dirigeant ou d’un manager qui analyse son agenda passé :

La matrice d’Eisenhower

En posant un regard critique sur ce qui a rempli votre agenda vous réaliserez-ceci :

 

  • Certaines tâches ne sont ni importantes ni urgentes pour l’exercice de votre mission. Elles sont tout simplement à éliminer et cela ne devrait pas être trop difficile !

 

  • Certaines se révèlent non importantes et urgentes : demandez-vous au cas par cas à qui vous auriez pu les confier.

 

  • Certaines se sont révélées à la fois importantes et urgentes : ce sont elles qui ont rempli votre agenda et le jour J, vous aviez eu raison de les faire.

 

  • Enfin, certaines relèvent du non urgent et important : ce sont elles qui passent à la trappe et qui souvent nous traversent la tête, mais que nous négligeons trop souvent de planifier, nous exposant, dans quelques semaines ou mois à des situations d’urgence.

 

Si vous êtes un dirigeant durablement débordé, votre agenda est rempli de tâches urgentes et importantes. C’est justement dans ce quartile que vous allez dénicher vos gisements de progrès.

 

Repérez et analysez chaque évènement ou tâche de ce quartile et pour chacun demandez-vous :

 

  • Était-ce vraiment à moi de le faire / de participer ?
  • Est-ce un manque de délégation ?
  • Est-ce un manque d’anticipation ?

 

Ce travail de diagnostic sur l’agenda est très vertueux pour le dirigeant qui veut se centrer toujours plus sur sa mission.

 

Nous recommandons à tout dirigeant qui veut se renforcer dans son action et vivre mieux, de réaliser ce diagnostic une fois par trimestre, dans un environnement stable.

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